Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene
I kommunene er arkivansvaret en del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen (rådmannen),
jfr. Kommunelovens § 23.
Dette ansvaret er i Stjørdal kommune delegert til arkivleder som har kontroll og oppfølgingsansvar for arkivet.
Dette innebærer også at arkivleder skal gi rettleiing, råd og instrukser for arkivarbeidet i samsvar med forutsetningene gitt i eller
i medhold av arkivloven.
|
Broddbergknapp, Stjørdal kommunes kommuneblomst
|
SaksbehandlingAll saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Denne planen skal derfor til en hver tid være i bruk av saksbehandlere og arkivpersonell i Stjørdal kommune.
|
Oppdatering av arkivplanenArkivplanen er en levende plan og oppdateres fortløpende ved endringer som påvirker arkivarbeidet. Arkivleder har rett til å uttale seg om følgene evt endringer kan få for arkivet, eksempelvis når:
- det opprettes et nytt arkiv eller arkivdel
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- det tas i bruk et nytt datatsystem for lagring av arkivverdig informasjon og/eller behandler personopplysninger
- en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet
- det blir oprettet eller lagt ned et styre eller utvalg
- det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegeringsreglement
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunene
Send mail til postmottak@stjordal.kommune.no om alle endringer med mulig følge for arkivet i god tid før det blir satt i verk. Ved hvert årsskifte skal arkivplanen tas ut i PDF format og arkiveres i kommunens sak/arkiv-system. Arkivplanen skal ved periodisering godkjennes av rådmannen. Arkivplanen er godkjent av rådmannen i oktober 2017. |
