Arkivforskriften § 1 fastslår at det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ ligger hos den øverste ledelsen i organet.

Kommunens fagleder for Dokumentasjonssenteret/arkivleder er arkivfaglig leder for arkivtjenesten. Alt personale med ansvar for arkivforvaltning i kommunen er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen. Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for at dokumenthåndteringen i kommunen skjer i hht lover, forskrifter og regler.

Saksbehandlere er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med, som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon blir arkivlagt i hht kommunens registreringsregler og rutiner, jfr. Arkivforskriften § 9.

Stjørdal kommune er definert som et organ med en journalenhet.

     .

I forbindelse med interkommunale samarbeid på noen fagområder har Stjørdal kommune arkivansvar for:

• Værnesregionen Faktura, lønn og regnskap
  • Kommunene Stjørdal, Frosta, Malvik, Tydal og Selbu inngår i samarbeidet, inkl. sokn, kirkelig fellesråd, menighetsråd og interkommunalt arkiv Trøndelag.
  • Dokumentasjon registreres i unique lønn/regnskap og papirdokumentasjon avleveres til Dokumentasjonssenteret i Stjørdal kommune.
• Værnesregionen Innkjøp
  • Kommunene Stjørdal, Frosta, Meråker, Tydal og Selbu inngår i samarbeidet.
  • Tensign brukes som fagsystem, men er ikke koblet opp mot en elektronisk arkivkjerne. Arkivverdig dokumentasjon arkiveres manuelt i Elements.
• Værnesregionen IKT
  • Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngår i samarbeidet.
  • Dokumentasjon registreres i Elements.
• Personvernombud i Værnesregionen
  • Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngår i samarbeidet.
  • I perioden 1.6.2012 - 1.8.2015 hadde Tydal kommune arkivansvaret.
  • Mai 2018 ble samarbeidet opprettet på nytt med Stjørdal kommune som vertskommune.
  • Dokumentasjon registreres i Elements.
• Værnesregionen Barnevernstjeneste
  • Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngår i samarbeidet.
  • Dokumentasjon vedr. klienter registreres i Familia og fra 1.10.2013 er det innført elektronisk arkiv.
  • Dokumentasjon som ikke tilhører klientmappe blir registrert i Elements.
• Værnesregionen PPT
  • Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngår i samarbeidet.
  • Dokumentasjon vedr. klienter registreres i PPT Flyt og fra 1.8.2017 er det innført elektronisk arkiv.
  • Dokumentasjon som ikke tilhører klientmappe blir registrert i Elements.
• Værnesregionen DMS - DistriktsMedisinsk Senter
  • Kommunene Stjørdal og Meråker inngår i samarbeidet.
  • Dokumentasjon vedr. brukere registreres i Profil og fra 1.1.2018 er det innført elektronisk arkiv.
  • Dokumentasjon som ikke tilhører brukermappe blir registrert i Elements.
• Værnesregionen Legevakt
  • Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal og Meråker inngår i samarbeidet.
• Kommuneoverlege i Værnesregionen
  • Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal og Meråker inngår i samarbeidet.
  • Dokumentasjon registreres i Elements
• Værnesregionen Forvaltningskontor
  • Kommunene Stjørdal og Meråker inngår i samarbeidet.
  • Dokumentasjon vedr. brukere registreres i Profil og fra 1.1.2018 er det innført elektronisk arkiv.
  • Dokumentasjon som ikke tilhører brukermappe blir registrert i Elements.
• Værnesregionen Frisklivssentral.
  • Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal og Meråker inngår i samarbeidet.
  • Dokumentasjon vedr. brukere registreres i Profil og fra 1.1.2018 er det innført elektronisk arkiv.
  • Dokumentasjon som ikke tilhører brukermappe blir registrert i Elements.
• • Værnes respons
  • Pr. april 2023 er 16 kommuner med i samarbeidet.
• • NAV Værnes
  • Kommunene Stjørdal, Selbu, Tydal, Meråker og Frosta inngår i samarbeidet.
  • Dokumentasjon vedr. klienter registreres i Velferd og fra 1.1.2016 er det innført elektronisk arkiv.
  • Dokumentasjon som ikke tilhører klientmappe blir registrert i Elements.
• • Værnesregionen brann- og redningstjeneste
  • Kommunene Stjørdal, Selbu og Meråker inngår i samarbeidet.
  • Dokumentasjon vedr. eiendommer registreres i Komtek og fra oktober 2020 er det innført elektronisk arkiv - Documaster.
  • Dokumentasjon som ikke registreres i fagsystem blir registrert i Elements.

For alle samarbeidene ovenfor blir dokumentasjon vedr driften registrert i Elements.

    .

Stjørdal kommune har flere Noark godkjente arkivkjerner:

• Visma Samhandling Arkiv Værnesregionen som arkiverer dokumentasjon fra Familia, Velferd og PPT flyt.
  • 1.10.2013 ble det innført elektronisk arkiv for VR Barnevernstjeneste og Visma Familia.
  • 1.1.2016 ble det innført elektronisk arkiv for VR NAV Sosialtjenesten og Visma Velferd.
  • 1.10.2013 ble det innført elektronisk arkiv for VR PPT og Visma PPT Flyt.

• Visma Samhandling Arkiv Stjørdal som arkiverer dokumentasjon fra HsPro, Profil, Velferd Flyktning og Velferd Voksenopplæring.
  • 1.1.2017 ble det innført elektronisk arkiv for Stjørdal helsestasjon og HsPro arkiverer i Visma Samhandling Arkiv.
  • 1.8.2017 ble det innført elektronisk arkiv for Flyktningetjenesten og voksenopplæringen Visma Velferd flyktning og Voksenopplæring.
  • 1.1.2018 ble det innført elektronisk arkiv for enhetene som bruker Visma Profil.
• Documaster som arkiverer skannet eiendomsarkiv og migrert base fra Ephorte, samt dokumentasjon fra Vigilo, Komtek, Volue og Webcruiter.
  • Juni 2020 ble integrasjon mot Vigilo satt i drift.
  • Oktober 2020 ble integrasjon mot Komtek satt i drift.
  • Desember 2021 ble integrasjon mot Volue satt i drift.
  • Mai 2022 ble integrasjone mot Webcruiter satt i drift
  • I løpet av høsten blir migrert base av Ephorte lagt inn.
    • Ephorte var i drift i perioden 8.5.2008 – 30.4.2022 og emnearkiv, eiendomsarkiv, planarkiv, prosjektarkiv kommunale bygg og Vann/Avløp og flyktningearkivet var da elektroniske arkivdeler.
    • 1.8.2010 ble det innført elektronisk elevarkiv og mapper for barn i barnehage.
    • 1.6.2012 ble det innført elektronisk arkiv for prosjektarkiv VA.
    • 1.10.2013 ble det innført elektronisk arkiv for personalsaker.
    • Stjørdal kommune har i sin ePhorte database også definert Stjørdal kulturutvikling A/S som et eget organ med egen journalenhet.

Rev. 8.8.2023 - Nina