Det er de daglige post- og arkivbehandlingsrutinene som legger grunnlaget for om kommunen skal kunne etterleve kravene som lovverket og offentligheten/allmennheten stiller til dokumentasjon og informasjon.
Rutinene nedenfor er basert på arkivloven med forskrifter og tar utgangspunkt i den kommunale hverdagen.
Kommunens fagansvarlig for Dokumentasjonssenteret er arkivfaglig leder i kommunen.
Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen.
Fagansvarlig for Dokumentasjonssenteret er faglig overordnet arkivtjenesten.
Postmottak:
Postmottak:
- Kommunens postmottak er lokalisert til Dokumentasjonssenteret.
- Inngående papirpost leveres av Posten hverdager ca. kl. 08:00.
- Dokumentasjonssenteret tømmer postkasse ved hovedinngangen hver dag ca. kl. 08:00 og 14:00.
- Papirpost som blir levert direkte til etater og saksbehandlere skal arkivvurderes av mottaker og sakspost skal leveres Dokumentasjonssenteret for registrering.
Postmottak elektronisk post – E-post:
- Dokumentasjonssenteret har ansvaret for kommunens elektroniske postmottak – postmottak@stjordal.kommune.no.
- E-post skal behandles på lik linje som annen post.
- Registrert eller videresendt e-post overføres til mappen «Ferdigbehandlet» og oppbevares ca 1 år.
- E-post som mottas av saksbehandler og har verdi som dokumentasjon er saksbehandlers ansvar for å registrere i riktig sak i riktig system.
Postmottak elektronisk post – Elektroniske skjema:
Acos skjema kan mottas på forskjellige steder; Elements eller lagres på en mappe med en filsti.
Dokumentasjonssenteret har ansvaret for mottak av elektroniske skjema i Elements.
Ansatte med tilgang til målmappen for filstien er ansvarlig for håndtering av de skjemaene.
Postmottak digital post – Altinn:
Dokumentasjonssenteret har ansvaret for mottak av digital post til kommunen mottatt i Altinn.
Dokumenter blir arkivvurdert og registrert inn i riktig system eller videresendt riktig mottaker om det ikke skal registreres.
Postmottak digital post – KS FIKS SvarUt/SvarInn/edialog:
KS FIKS er en nasjonal felleskomponent som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. Kommuner og andre offentlige virksomheter kan benytte KS FIKS. SvarUt benyttes for utgående post, mens SvarInn og edialog benyttes for innkommet post.
Dokumenter som kommer til kommunen via KS FIKS SvarInn og edialog mottas i en fordelingssak i Elements.
Journalposter flyttes til riktig sak om dokumentet skal saksbehandles i Elements.
Skal ikke journalposten saksbehandles i Elements skrives den ut eller lagres på enhetens lagringsområde i hht egne rutiner.
Utgående dokumenter fra Elements som sendes via SvarUt kan besvares digitalt og da kommer svaret inn via SvarInn og lagres direkte inn på riktig sak.
Grovsortering av post:
Informasjonspost (aviser og reklame) sendes direkte til mottaker.
Rundskriv skal i utgangspunktet ikke registreres som inngående dokument.
Rundskriv som skal besvares (som krever aksjon/behandling) fra kommunens side skal registreres som inngående dokument knyttet til en arkivsak.
Privat adressert post:
Papirpost adressert direkte til privatperson - Dvs post hvor personnavn står foran kommunenavn/enhetsnavn sorteres ut og leveres adressaten uåpnet.
Dette er privat adressert post:
Nina Fossbakken, Stjørdal kommune
Nina Fossbakken, arkivleder Stjørdal kommune
Dette er kommunal post:
Stjørdal kommune v/Nina Fossbakken
Arkivleder Stjørdal kommune
Post som gjelder fagsystemer i lukkede systemer:
Papirpost som adresseres til kommunale virksomheter innenfor lukkede systemer (klientforhold – Eks. PPT, Barnevern m.fl.) sendes uåpnet til aktuelle etater for åpning og registrering.
Hvis slik post feilaktig åpnes i arkivet, legges den tilbake i konvolutten. Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til fagavdelingen.
Unntatt post til Flyktningetjenesten og voksenopplæringen.
Post som gjelder klienter eller elever (papirpost skal skannes i Dokumentasjonssenteret) lagres i enhetens digitalmappe for registrering i hhv Visma Velferd flyktning og Visma Velferd Vosenopplæring.
Post til følgende enheter skal sendes direkte:
Lønn og regnskap
Fagforeninger
Revisjon
Kantina
Kirkekontoret
Fakturaer til fakturamottak – Tydal kommune
All annen post adressert til Stjørdal kommune, uavhengig av etater, går til Dokumentasjonssenteret for åpning, arkivvurdering og registrering.
Ved åpning av posten skal arkivaren se etter at:
- forsendelsen er fullstendig, med alle vedlegg m.m.
- forsendelsen er uskadd
Uregelmessigheter noteres på dokumentet, og avsender skal underrettes.
Dokumentene som er arkivverdig og skal registreres skal stemples med mottattdato og registreres i hht kommunens til enhver tid gjeldende rutiner.
Papirpost levert direkte til etat/saksbehandler eller til feil etat/saksbehandler:
Hvis arkivverdig post leveres direkte til etat/saksbehandler skal denne posten sendes snarest mulig til arkivet for registrering. OBS! Før saksbehandling starter.
Feilsendt post som allerede er journalført i sakssystemet:
Mottakende saksbehandler er ansvarlig for at feilregistrert post i sakssystemet blir overført til riktig etat/saksbehandler.
Feiladressert papirpost returneres uåpnet til Posten.
Behandling av gradert materiale:
Konfidensiell papirpost som inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet ifølge offentlighetsloven - skal stemples med eget stempel merket Unntatt offentlighet før skanning. Stemplet skal være rødt.
Sending av gradert materiale internt i kommunen skal skje i lukket konvolutt.
Arkivet stempler post som antas unntatt offentlighet, og registrerer U.off. ved postregistreringen samt fører på foreløpig hjemmel. Hvis dokumentet likevel ikke skal unntas offentlighet må arkivtjenesten få beskjed slik at gradering kan fjernes i registreringen.
Det er saksbehandler som har ansvaret for at saker/dokumenter som skal unntas offentlighet, blir registrert med riktig tilgangskode og hjemmel i sakssystemet.
Tenk meroffentlighet!
Stjørdal 20.03.2023
