Generelt:

Alt bruk og utlån av arkivmateriale skal gå igjennom arkivansvarlige, enten sentralt arkiv eller arkivansvarlige ved ansvarlig enhet.

Innsyn i materiale produsert etter 1/1-1971 reguleres av offentlighetsloven. Innsynet er begrenset til saker som identifiseres på forhånd. 
Postjournaler etter 1/1-1971 er offentlige med unntak av registreringer som i medhold av lov eller forskrift er skjermet for innsyn.

Bruk og utlån i papirarkiver:

Det er bare hele arkivsaker som lånes ut. Er det behov for enkeltdokumenter i en sak, ordnes det med utlevering av kopi.

Saksbehandlere har ikke adgang til å hente eller sette tilbake saker i arkivet.

Utlånt materiale skal brukes og oppbevares på en slik måte at andre, ikke autoriserte personer ikke får tilgang til saken.
Arkivmateriale skal ikke tas med utenfor definert område som må defineres ved hver enkelt enhet. For brukere ved rådhuset skal ikke materiale tas med utenfor bygningen.

Utlånt materiale skal normalt leveres tilbake så snart som mulig og innen 4 uker, i samme forfatning som ved utlån og er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
Utlånt materiale skal ikke lånes ut videre til andre uten at dette blir registrert hos arkivansvarlig.

Arkivpersonalet må ved graderte saker, sjekke om personen som etterspør dokumentene har autorisasjon for saken.

Interne utlån

Ansvarlig for utlån i sentrale arkivserier og internt depot er medarbeidere i sentralt arkiv.

Ansvarlig for utlån i aktive objektsarkiv ute på enhetene er arkivansvarlig ved enheten.

Ansvarlig for utlån skal sørge for sikker betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og følge retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.

Det skal brukes utlånskort som settes på arkivsakens plass.

Eksterne utlån

Arkivmaterialet kan ikke lånes ut til eksterne, det kan tas kopier av ønsket arkivmateriale.

Bruk og utlån i elektroniske arkiver:

Det skal alltid sitte en arkivansvarlig sammen med vedkommende som ønsker innsyn i elektroniske arkiver for å påse at vedkommende ikke får tilgang til arkivmateriale de ikke er autorisert for.

Det er mulig å ta utskrift eller sende digital kopi av arkivmateriale.
e-post kan ikke brukes på sensitive personopplysninger eller saker som er unntatt offentlighet.

Rev. 10.10.2017 - Nina