Inngående sakspost

All arkivverdig sakspost skal journalføres i riktig sakssystemet i hht registreringsregler for Stjørdal kommune.
Inngående sakspost vedr. klienter skal journalføres i enhetens fagsystem i hht arkivinstruks for enheten.

For sakssystemet Elements skal alle dokumenter knyttes til en arkivsak og saksbehandler er ansvarlig for å knytte dokumentet til riktig arkivsak.
Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder, og journalposten skal identifisere hva dokumentet gjelder.
Stjørdal kommune praktiserer fullført saksbehandling, dvs. at samme arkivsak skal brukes under saksbehandlingen uavhengig av hvem som er saksbehandler. 

Ved postregistrering fordeles posten til saksbehandler i hht registreringsregler og er vi usikker registreres posten på enhetsleder.

Utgående sakspost

All arkivverdig sakspost skal journalføres i riktig sakssystemet i hht registreringsregler for Stjørdal kommune.
Utgående sakspost vedr. klienter skal journalføres i enhetens fagsystem i hht arkivinstruks for enheten.

For sakssystemet Elements skal alle dokumenter knyttes til en arkivsak og saksbehandler er ansvarlig for å knytte dokumentet til riktig arkivsak.
Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder, og journalposten skal identifisere hva dokumentet gjelder.
Vi har elektronisk arkiv så det er viktig at alle vedlegg det henvises til i dokumentet blir elektronisk lagret i journalposten.

Når et dokument er ferdig skal saksbehandler sende på godkjenning eller ferdigstille journalposten og tekstdokumentet slik at det ikke senere kan endres.

Dokumenter skal fortrinnsvis sendes ut via digital forsendelse.

Arkivtjenesten kvalitetskontrollerer dokumentene og journalfører de. Et dokument kan kun åpnes og endres så fremt det ikke er ekspedert fra kommunen.
Det er kun Dokumentasjonssenteret som har anledning til å åpne dokumenter.

Skanning

Alle dokumenter som kommer på papir skal skannes og registreres i riktig sakssystemet.
Det brukes en Cannon skanner og programvaren PixEdit for etterbehandling.
Skannede dokumenter skal kvalitetskontrolleres på skannePC og ved registrering i sakssystemet for å se om alle sider og vedlegg er lesbare.

Etter skanning tas papirdokumentene vare på i 3 mnd før de makuleres i hht rutinene.

Underskrevne avtaler og dokumenter hvor det i lov- eller regelverk kreves papiroriginal skal arkiveres i støttearkiv.

Elektronisk skjema

Vi bruker elektroniske skjema fra Acos. Import og registrering skjer i hht registreringsreglene for Stjørdal kommune.

Sosiale medier:

Det skal oppfordres til ikke å bruke sosiale medier til saksbehandling, men om så skjer skal dette registreres på lik linje med annen post.
Eks. fra Facebook: Ta en skjermdump av henvendelsen og registrer, det er her viktig at tid og sted kommer frem i skjermdumpen.

Stjørdal kommune skal IKKE saksbehandle i sosiale medier, vi registrerer og saksbehandler i riktig sakssystemet.

Digitalt mottak via KS FIKS:

Stjørdal har tatt i bruk KS FIKS både for utsendelse av digital post (SvarUt) og mottak av digital post (SvarInn).

Mottak av digital post via SvarInn kommer i en fordelingssak i Elements som er gradert for alle unntatt sentralt arkiv.
Dokumentene registreres i hht registreringsregler for Stjørdal kommune.
Dokumenter som skal registreres i enhetenes fagsystem blir videresendt digitalt fra Elements til riktig enhet.

Behandling av gradert materiale:

Post som inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet i følge offentlighetsloven eller annen særlov - skal stemples med eget stempel merket Unntatt offentlighet før skanning. Stemplet skal være rødt.

Sending av gradert materiale internt i kommunen skal skje i lukket konvolutt.

Arkivet stempler post som antas unntatt offentlighet, og registrerer U.off. ved postregistreringen samt fører på foreløpig hjemmel. Hvis dokumentet likevel ikke skal unntas offentlighet må arkivtjenesten få beskjed slik at gradering kan fjernes i registreringen.
Det er saksbehandler som har ansvaret for at saker/dokumenter som skal unntas offentlighet, blir registrert med riktig tilgangskode og hjemmel i sakssystemet.

Flytting/sletting av journalposter i Elements

I Stjørdal kommune er det kun Dokumentasjonssenteret som kan flytte journalposter i mellom arkivsaker eller «slette» journalposter.

Elements er oppbygd slik at journalposter og arkivsaker ikke slettes fra databasen men endres til statuskode U-Utgått. Disse blir ikke visende i saker som søkes opp, men det er mulig å hente tilbake om det er behov.
Alle journalposter får et unikt løpenr som ikke endres om de blir «slettet».

Journalposter innenfor en og samme arkivsak identifiseres i tillegg til løpenr med dokumentnr innenfor saken og om en journalpost midt i flyttes/»slettes» vil det bli hull i dokumentrekkefølgen.

Når en journalpost blir flyttet eller slettet blir det lagt igjen et spor i loggen som viser hva som er skjedd med journalposten.

Rev. 9.11.2022 - Nina