|
Alle saksbehandlere kan oppretter saker i Elements, disse må da opprettes i hht registreringsreglene for kommunen. Disse sakene får status Reservert og må kvalitetskontrolleres. Under arkivsøk har vi et søk som heter saker til kontroll. Dette er saker som saksbehandlerne oppretter. Alle saksbehandlerne kan opprette saker i Elements. Disse må vi kvalitetssikre og endre status til ”under behandling. Her skal dere sjekke:
| Sakstittel:
|
Er dette en dekkende tittel for saken og i hht registreringsreglene? Ernavn avskjermdet om saken er u.off.?
|
| Mappetype:
|
Er det riktig mappetype på saken? Brann- og feiersaker, Barnehagesak, Delingsak, Ebyggesak, Elevsak, Landbruksak, Personalsak, Plansak, Tilsynssak eller Tilskuddsak. Alle andre saker skal ha blankt felt på mappetype.
|
| Arkivdel:
|
Er det riktig arkivdel? Barnehage2, Eiendom2, Elev, Personal, Plansak, Prosjektarkiv eller Saksarkiv
|
| Tilgangskode:
|
Er det behov for tilgangskode på saken? A – Ansettelsessaker, B – Barnehage, BS – Barnehage sensitiv, D - Disiplinærsak, E – Elev, ES – Elev sensitiv informasjon, IP – Ikke fulltekst publiser, KL – Klagesak, KS – SvarInn, MU - Møtedokumenter unntatt offentlighet, P – Personalsaker, PS – Personalsak sensitiv informasjon, U – Unntatt offentlighet, US – Unntatt offentlighet sensitiv informasjon, V – Varsligssaker AML, XS – Utsatt offentlighet sensitiv informasjon eller XX – Utsatt offentlighet.
|
| Tilgangsgruppe:
|
Er det registrert riktig tilgangsgruppe?
|
| Saksansvarlig:
|
Er saken registrert på riktig saksansvarlig?
|
| Klassering:
|
Er det registrert riktig ordningsprinsipp/verdi? Er fødselsnr gradert? Funksjonskode MÅ være utfylt!
|
Eks. på klassering elevmapper og barnehagesaker:
| Sort
|
Uoff
|
Prinsipp
|
Ordn.verdi
|
Beskrivelse
|
| 1
|
Ja
|
Elev – fødselsnr Barn - fødselsnr
|
11 siffer
|
Fullt navn m/fornavn først
|
| 2
|
Nei
|
Funksjon - Funksjonskode
|
5.3.F7 5.2.E9
|
Dokumentere individuell oppfølging av elever Dokumentere individuell oppfølging av barnehagebarn
|
Eks. på klassering bygge- / delingssaker:
| Sort
|
Uoff
|
Prinsipp
|
Ordn.verdi
|
Beskrivelse
|
| 1
|
Nei
|
GID - Matrikkelnummer
|
Gnr/bnr/fnr/snr
|
Gateadresse eller bruksnavn
|
| 2
|
Nei
|
Funksjon - Funksjonskode
|
4.2.A? 4.3.A1
|
Byggesøknad eller Kart-, delingsforretning
|
Eks. på klassering plansaker:
| Sort
|
Uoff
|
Prinsipp
|
Ordn.verdi
|
Beskrivelse
|
| 1
|
Nei
|
PLANID – PlanID
|
Planomr-plannr
|
Planområde / -navn ?
|
| 2
|
Nei
|
Funksjon - Funksjonskode
|
4.1.A?
|
|
Om alt er ok så klikk på hurtigmenyen og velg ”under behandling”. Klikk på ”Saker til kontroll” igjen for å sjekke neste. Om ikke alt er ok så vurder om det er graverende feil som ofte gjøres av samme person. Da sender vi melding, om ikke så rediger og godkjenn saken. Revidert: 9.11.2022 Nina |
