Når saksbehandler er ferdig med en sak slik at den kan avsluttes, skal saken markeres med status Ferdig. Disse sakene må kvalitetskontrolleres.

Under arkivsøk har vi et søk som heter Saker som skal avsluttes. Dette er saker som saksbehandlerne mener er ferdig og kan avsluttes.

Her skal dere sjekke:

Tittel: Sjekk om denne er ok i hht registreringsreglene og uten skrivefeil – Tenk søking!
Er navn avskjermet om saken er u.off.?

Mappetype: Er det registrert riktig mappetype?

• Brann- og Feiing
• eByggesak
• Plansak
• Delingssak
• Personalsak
• Elevsaker
• Barnehagesak
• Landbrukssak
• Tilsynssak
• Tilskuddsak

 Alle andre saker skal ha blankt felt på mappetype.

Arkivdel: Er det registrert riktig arkivdel?

• Eiendom2
• Barnehage2
• Elev
• Personal
• Plansak
• Prosjektarkiv
• Saksarkiv

Tilgangskode: Er det en sak som må graderes? Evt. registrert riktig tilgangskode?

Tilgangsgruppe: Er riktig tilgangsgruppe registrert?

Saksansvarlig: Er det riktig saksansvarlig?

Klassering: Er det registrert riktig ordningsprinsipp/verdi?  Er fødselsnr gradert?

Eks. på klassering elevmapper og barnehagesaker:

Eks. på klassering bygge- / delingssaker:

Eks. på klassering plansaker:

Journalposter:

Alle journalposter skal være journalført – Ha status: J og ikke ha restanse.

Er det noen av dokumentene som skal oppbevares i støttearkiv? Finnes de der?

Om alt er ok så klikk på hurtigmenyen og velg ”Avslutt sak”.

Om det er journalposter som ikke er ferdigstilt eller har restanse/ikke avskrevet så sender vi melding uansett.

Send melding til saksbehandler på journalposter med status R og til den som restansen står på, det er ikke alltid at det er saksansvarlig/saksbehandler.

Vi kan ikke ferdigstille eller avskrive på vegne av saksbehandler.

Om ikke alt er ok, bortsett fra ved ferdigstillelse og avskriving, så vurder om det er graverende feil som ofte gjøres av samme person. Da sender vi melding, om ikke så rediger og avslutter vi saken.

Det som oftest glemmes er å hake av for Uoff på klassering, linje 2 på klassering i arkivdel Emne1 og bruk av tilgangskode U i stede for E eller BA.

Om vi sender melding om mangler til saksansvarlig så endres status på saken til under behandling. Gjerne skriv i merknadsfeltet om hva som er gjort. Hvis saksbehandler har sluttet, sendes mailen til nærmeste leder.

Revidert: 28.07.2022 Ingunn