Journalføring av inn- og utgående journalposter og N-Notater

Under arkivsøk har vi et søk som heter Journalføring av I – U – N.

Dette er journalposter som saksbehandlerne mener er ferdig og kan journalføres.

Vi journalfører alle som er eldre enn 2 dager, i dag regnes ikke.

Her skal dere sjekke:

• Er journalposten på riktig sak i hht registreringsreglene?
• Er forsendelsesstatus «sendt» ved SvarUt?
• Er journalposten u.off.? Riktig gradering/tilgangskode på journalpost og evt vedlegg?            
• Er det skrivefeil i registreringen?
• Er journalposttittel informativ nok?
• Er alle dokumentene lesbare og ikke utsjekket? Hoveddokument og vedlegg.
• Kontroller registrering mot tekstdokument
  - Avs/mott – Er alle registrert også interne kopimottakere?
  - Er avs/mott riktig utfylt og u/off hvis det er nødvendig?
  - Riktig dato i brevet og dokumentdato?
  - Vedlegg – Er vedleggene som står i brevet også lagt inn elektronisk?

• Er journalposten som krever det elektronisk godkjent av leder? Sjekk loggen – Status G til F.
• Er journalpost og dokumenter publisert?

Om journalposten er OK hak av journalposten og klikk på journalfør.

Om journalposten ikke er OK:

Er det minimale mangler så endrer vi.

Er det graverende feil og som saksbehandler gjør ofte, så send mail/send lenke.

Journalføring av X - Notater

Under arkivsøk har vi et søk som heter Journalføring av X notat.

Dokumenttype X-notat skal kun benyttes til interne dokumenter som ikke trenger oppfølging eller til dokumentasjon som kun skal arkiveres i saken og ikke sendes til noen eller kommer fra noen.
eks. observasjoner, kartleggingsprøver osv. Referater skal alltid registreres som utgående (om vi er referenter) eller inngående (om eksterne er referenter) dokumenter.

Dette er journalposter som saksbehandlerne mener er ferdig og kan journalføres.

Vi journalfører alle som er eldre enn 2 dager, i dag regnes ikke. 

Her skal dere sjekke:

• Er journalposten på riktig sak i hht registreringsreglene?
• Er journalposten u.off.? Riktig gradering/tilgangskode på journalpost og evt vedlegg?            
• Er det skrivefeil i registreringen?
• Er journalposttittel informativ nok?
• Er alle dokumentene lesbare og ikke utsjekket? Hoveddokument og vedlegg.
• Kontroller registrering mot tekstdokument
  - Avs/mott – Er eventuelle interne mottakere registrert?
  - Er de i tilfellet riktig utfylt og u/off hvis det er nødvendig?
  - Riktig dato i brevet og dokumentdato?
  - Vedlegg – Er vedleggene som står i dokumentet også lagt inn elektronisk?

• Er journalposten som krever det elektronisk godkjent av leder?
• Er journalpost og dokumenter publisert?

Om journalposten er OK hak av journalposten og klikk på journalfør.

Om journalposten ikke er OK:

Er det minimale mangler så endrer vi.

Er det graverende feil og som saksbehandler gjør ofte, så send mail/send lenke.

Revidert: 28.07.2022 - Ingunn