Lenke til innsynsløsning for Innsyn i postliste og politiske saker i Elements

Her finner du oversikt over korrespondanse internt og post sendt til og fra kommunen registrert i sakssystemet Elements som er kommunens sakssystem for generell sak.

Unntatt fra innsynsløsningen er dokumentasjon for person saker om elever, barn i barnehage og ansatte.

Vi publiserer ingen tekstdokumenter i postjournalen, kun registreringene. Men det er mulig å bestille innsyn i tekstdokumentene.

Postjournalen blir søkbar 1år tilbake i tid og dokumentasjon journalføres, kontrolleres og publiseres i hht denne tabellen:

Arkivtjenesten tar ut offentlig postliste hver ettermiddag og går igjennom for kontroll. Det er viktig at dette blir gjort da postjournalen blir automatisk lagt ut på våre hjemmesider i løpet av natten den dagen de publiseres. 2 personer skal alltid kontrollere postlisten:

Følgende punkter skal sjekkes:

• Sjekk om det er skrivefeil
• Er journalpost registrert på riktig sak i hht reg.reglene.
• Er det riktig saksbehandler/saksansvarlig
• Dersom det står tilgangskode må dette sjekkes (Dette MÅ være riktig):
  - Riktig tilgangskode og hjemmel
  - At nødvendige opplysninger er skjermet i feltet for ”Innhold” og ”Sakstittel” (Personnavn skal alltid skjermes)
  - At nødvendige opplysninger er skjermet når klasseringa er et fødselsnummer.
  - At mottaker/avsender er skjermet når dette er nødvendig (Enkeltpersoner skal alltid skjermes, mens offentlige instanser skal være offentlige)
• Dersom det ikke står tilgangskode bør det foretas en vurdering på om dette er riktig, eller om dokumentet burde vært unntatt ut i fra de opplysninger som synes på postlista. Foreta en vudering ut fra tittel på journalposten

Eventuelle feil på sak eller journalpost må korrigeres.

Rev. 9.11.2022 Nina