Arkivlovens definisjon av Dokument er en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring. Arkivloven gjelder derfor ikke bare papirer men også informasjon som er lagret på cd, video, kassetter, foto m.m.

Dokumenter som blir mottatt som telefaks og e-post skal behandles som andre mottatte papirdokumenter.
E-post skrives ut på papir.

Dokumenter kan i all hovedsak deles i to hovedkategorier: Unike og ikke unike.

Til de unike regner vi for eksempel brev og notater. De sendes fra Per eller Pål til kommunen, eller fra saksbehandler Kari til avdelingssjef Mari. Forutsetningen er at de blir saksbehandlet eller har verdi som dokumentasjon. Hvis informasjonen i dokumentet medfører at det må fattes en beslutning/vedtak er det utført saksbehandling.

Til de " ikke-unike" hører trykksaker, bøker så vel som reklame, det vi kaller rundskriv. Et brev fra for eksempel Statens helsetilsyn til en kommunelege kan bli sendt i kopi til alle landets kommuneleger til orientering. Dette er da et rundskriv.

Intern post som sendes mellom avdelingene eller mellom saksbehandlerne i kommunen med samme saksbehandlingssystem, skal registreres i K2000, men ikke føres som inngående brev med mindre det fører til en ny sak.

Materiale som er uten verdi for senere saksbehandling eller dokumentasjon skal ikke registreres eller arkivlegges.
Arkivbegrensning bør gjennomføres ved postbehandling eller arkivlegging. Dersom dette ikke er skjedd, skal det gjøres ved bortsetting eller senest ved avlevering til arkivdepot.

Hvilke dokumenter som er omfattet av journalføringsplikten er fastsatt i § 2-6 første ledd.
- Et dokumentet må regnes som et saksdokument for organet (kommunen) slik dette begrepet er å
forstå etter offentlighetsloven.
- Det må være snakk om et dokument som kommer inn til eller går ut fra organet.
- Dokumentet må både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

I følge Forskrift om offentlige arkiv §2-6 og § 3-19 skal følgende materiale arkivbegrenses:

• Rundskriv (Trykksaker, offentlige publikasjoner)
  Unntatt herfra er:
  - Egenprodusert materialet skal arkiveres i ett eksemplar samt de nødvendige forarbeidene.
  - Dokumenter som fører til saksbehandling, eller som er nødvendig vedlegg til en sak.
• Konsepter, utkast, kladder, kladdenotat, ekstra kopier, interne meldinger o.l. som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon.
  Unntatt herfra er:
  - Konsepter som har noteringer og påtegninger som er nødvendige for sakens forståelse og sammenheng.
  - Kopi av utgående brev skal arkiveres på saksmappe og i kopibok.
  - Andre kopier m.v. som er nødvendige vedlegg i en sak skal arkiveres
• Tekstbehandlingsfiler og lignende, bortsett fra det som eventuelt inngår i elektronisk saksarkiv, jfr. § 2-13.
• Sakspapirer som medlemmer av offentlige utvalg mottar, med mindre dokumentene må regnes som saksdokumenter for det organet medlemmet representerer.
• Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.