Eiendomsmapper er i utgangspunktet offentlig informasjon og alle kan få innsyn i alt, også kopier av alt.
Men mappene kan inneholde u.off. dokumenter som må offentlighetsvurderes i hvert enkelt tilfelle.
For mer informasjon om offentlig innsyn se våre nettsider: https://www.stjordal.kommune.no/Omoffentliginnsyn/Sider/default.aspx

Ved forespørsel om innsyn i eiendomsmapper så spør hva det er de er på jakt etter for å kunne begrense innsynet.
Men ifølge offentlighetsloven trenger vi ikke vite hva de skal bruke informasjonen til.

Dokumenter etter 8. mai 2008 er KUN elektronisk i ePhorte – Husk å søke der også!
Byggesak – bolig, garasje el.l., Vann og avløp, Delingssak Osv.

Dokumenter før 8. mai 2008 er på papir eller skannet inn i Documaster.
Finner du ikke mappen i arkivet så er mappen oversendt IKA til skanning og enten finner du den da i Documaster eller du må etterspørre den.

Her finner du informasjon om skanneprosjektet og hvor langt det er kommet: https://innsida.varnesregionen.no/stj/stab/servicetorg/Eiendomsarkiv%20skannet/Forms/AllItems.aspx

Hvem håndterer innsyn:

Det er sentralt arkiv som er ansvarlig for alle arkiv i Stjørdal kommune og dermed ansvarlig for håndtering av innsynsforespørsler. 
Men om en person henvender seg til servicetorget eller saksbehandler på enhet areal eller andre enheter er det helt greit om de håndterer innsynsforespørslene for å avlaste sentralt arkiv. 
Om sentralt arkiv er usikker må saksbehandler på hhv byggesak, oppmåling, VA, Næring eller brann/feiing bistå.

Innsyn i papirmapper:

Sjekk om noe er u.off i mappene!

De som ber om innsyn kan selv sitte og bla i mappen, men fint å ha kontroll.

Vær litt obs om parter i sakene kan være i en klagesak eller uoverenskomst med kommune eller evt eier.
Kanskje bør du da være tilstede ved gjennomgangen.

Innsyn i Documaster:

Logg på med innsynsbrukeren (Innsyn) og om de er kjent med systemet kan de da søke selv med litt opplæring, men her også er det fint å ha kontroll.

Mange vil nok foretrekke at vi er der sammen med dem.

Innsynsbrukeren er ikke autorisert for skjermet informasjon.

Lenke til Documaster: https://stjordal.documaster.no/search/

Innsyn i Ephorte:

Ingen får tilgang til saker i ePhorte for selv å klikke/se.

Saksbehandlingstid for innsynsbegjæringer:

Ingen har krav på innsyn på dagen, men i løpet av 5 arbeidsdager.

Så det er mulig vi må avtale ny tid!

Utlevering av dokumenter:

Alle kan få kopi av alt som ikke er u.off. (eks. legeerklæringer, forretningshemmeligheter osv.), men de skal gjøres oppmerksom på at videre bruk av offentlige dokumenter og informasjon kan være begrenset i hht lover og forskrifter. Send med infoskriv!

Mottaker bestemmer hvordan de ønsker å få utlevert dokumentene, enten på papir eller elektronisk. Husk det er begrensning på sending via mail. Mulig å få lagret på minnepenn som mottaker må bekoste.

Betaling for innsyn:

I hht Offentleglova § 8 er hovedregelen at innsyn er gratis. 
Offentlegforskrifta § 4 åpner for at virksomheter kan ta betalt for papirkopier fra side 101 i A4-format i en sak og porto for hele forsendelsen.

Videre åpner samme paragraf for at virksomheter kan ta betalt for lagring på annet lagringsmedium enn papir.
Det vil bli utarbeidet klare rutiner for betaling av innsyn i Stjørdal kommune, frem til det er gjort er innsyn gratis.

Stjørdal, 10.5.18