Dette notatet er en enkel generell veileder for saksbehandlere i utredning av saker til politisk behandling og saker til administrativ behandling (delegert sak).

Generelt.

I offentlig forvaltning er det formelle regler som regulerer saksbehandlingen i politiske organer og saksbehandling i saker til administrativ behandling. Regler for saksbehandling er gitt i forskjellig lovverk.

Forvaltningsloven 
Hovedformålet med forvaltningsloven er å styrke rettsikkerheten og verne borgerne mot uheldige og uriktige avgjørelser. Forvaltningsloven gir regler om saksbehandlingen som skal sikre at sakene blir grundig og objektivt utredet og at partene får gjøre sine synspunkter gjeldende. Reglene omhandler bla. veiledningsplikt, taushetsplikt, utrednings- og informasjonsplikt og klage.

Kommuneloven 
Kommuneloven har også regler for saksbehandling, bla. regler om inhabilitet som angår både personer som utreder saker og personer som skal fatte vedtak.

Særlover 
Enkelte særlover gir egne regler for saksbehandling. Dette gjelder som eksempel plan-og bygningsloven, opplæringslova, sosialtjenesteloven.

Offentlighetsloven 
Loven omhandler de rettigheter offentligheten har til å gjøre seg kjent med forvaltningens saksdokumenter.

Innsyn

Retten til innsyn i offentlige dokumenter er hjemlet i Offentleglova. Alle våre saksdokument vil være tilgjengelige for innsyn med mindre lov eller forskrift med hjemmel i lov er til hinder for å gi slikt innsyn. Kreves innsyn i dokument unntatt offentlighet vil det likevel bli vurdert å gi helt eller delvis innsyn.

Innsynsløsning Stjørdal kommune

Offentlig postjournal

Postjournalen inneholder en oversikt over all korrespondanse internt, og post sendt til og fra kommunen. Unntatt for person saker om elever, barn i barnehage og flyktninger.

Vi publiserer ingen tekstdokumenter i postjournalen, kun registreringene. Registreringene blir tilgjengelige dagen etter journalføring. Det er mulig å bestille innsyn i tekstdokumentene fra løsningen.
Postjournalen blir tilgjengelig 3 mnd tilbake i tid.

Politiske saker til behandling

Komplett møteinnkalling og møteprotokoll, samt saksliste, saksdokumenter og vedlegg til disse ligger tilgjengelig under hvert møte i møtekalenderen.

Møtedokumentene publiseres ca en uke før møtene avholdes.

Møteprotokoller legges ut etter møtet så snart de er godkjent.

Møtedokumenter blir tilgjengelig minimum 4 år tilbake i tid.

Personopplysningsloven

Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger.

Datatilsynet 
Datatilsynets rolle, kommunens ansvar for meldeplikt/konsesjon, internkontroll m.v.

Stjørdal kommunes egne rutiner:

Innsida - Kvalitetssida inneholder diverse rutiner.
 

Vedtekter/forskrifter 
Sentrale forskrifter/vedtekter med hjemmel i lov.
Lokale forskrifter med hjemmel i lov.
Eksempler på forskrifter er skjenkebestemmelser, politivedtekter, parkeringsforbud, havnevedtekter, regler om bostøtte, regler om regulativ for renovasjon.

Ulovfestede prinsipper 
Eksempler : Likebehandling, forsvarlig saksbehandling, god forvaltningsskikk, rettspraksis, kontradiksjon.

Annet 
Retningslinjer og lignende.

Rådmannen har ansvar for at saker er forsvarlig utredet , jfr. kommuneloven § 23 nr.2 :

”Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer , er forsvarlig uredet, og at vedtak blir iverksatt”.

Alle saker til politisk behandling skal underskrives av rådmannen og paraferes av etatsjef/organisasjonssjef.

Unntak er saker fremmet fra rådmannens stab.

Fullført saksbehandling. 
Fullført saksbehandling betyr at saker som skal behandles av flere politiske organer skal ha samme saksframstilling og innstilling fra rådmannen.

Rådmannen overprøver ikke politiske vedtak. Dette innebærer at rådmannen ikke overprøver eller gir nye saksopplysninger i for eksempel en innstilling fra komite som skal videre til kommunestyret selv om rådmannen er uenig i innstillingen som er gjort.

Rådmannen skal opplyse beslutningsorganet om eventuelle ulovlige vedtak.

Generelt. 
Sjekk habilitet, jfr. forvaltningslovens og kommunelovens regler om inhabilitet.

Forvaltningsloven bestemmer at kommunen skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Hvis det vil ta uforholdsmessig lang tid skal det gis et foreløpig svar.

I saker som gjelder enkeltvedtak skal det gis et foreløpig svar hvis henvendelsen ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.

Det er saksbehandlers ansvar å gradere saken og påføre graderingskode. Tenk meroffentlighet. 

Saksbehandler har ansvar for å avklare hvilke organer som skal behandle saken, jfr. delegasjonsreglementet og melde opp sakene til de aktuelle utvalgene.

Sektorovergripende saker – må konferere/involvere de berørte etater.

Sikre at uttalelser/vurderinger som gis/mottas har etatsjefens forankring.

Saker av større dimensjoner, prinsippsaker og lignende bør tidlig i utredningen diskuteres med rådmannen/ etatsjefen.

Det er etatsjefens ansvar å sørge for avklaring i forhold til rådmannen.

Sentrale dokumenter som saksbehandlerne må ha kjennskap til er:

• Arkivplan
• Økonomiplan
• Årsbudsjett
• Kommuneplan
• Overordnede strategi- og handlingsplaner
• Delegeringsreglementet
• Økonomireglementet
• Nasjonale retningslinjer
• Statlige tilskuddsordninger

Saksbehandler må sette seg inn i beslutningstakers sted og ha fokus på hva som er nødvendig av saksopplysninger og vurderinger for å skape et forsvarlig beslutningsgrunnlag.

Beslutningstakeren skal kunne ta standpunkt til saken på grunnlag av den framstilling saksbehandleren har gitt.

Objektiv bruk av opplysninger med fordeler og ulemper.

Konsekvenser av mangelfulle saksutredninger – saker utsettes/tilbakesendes rådmannen for avklaring og videre utredning eller at det fattes uriktige vedtak.

Saksbehandlingssystemet Ephorte skal brukes!

Her finner du brukerveiledninger for registrering av saksfremlegg til politisk behandling og delegert sak til adm.behandling.

Politisk behandling 
Det må skrives et saksfremlegg og alle vedlegg må registreres.
Saksfremlegget må ferdigstilles og sendes på godkjenningsrunde til leder, etatssjef og rådmann i god tid innen tidsfristen.

Referatsaker 
Dokumenter som skal refereres i utvalg må registreres i Ephorte som dokumenttype; inngående, utgående eller notat og legges på behandling RS-referatsak.

Tidsfrister 
Pga at møtesekretær skal lage sakslister og distribuere ut til politikerne, må frister som blir satt for levering av saksfremlegg til gjennomlesing og godkjenning av etatssjef og videre til rådmannen overholdes.

Tilleggssaker bør i utgangspunktet unngås, likeså fremlegging av saker direkte i møte.
Dette bør være unntakene.

På Innsida publiseres møtekalender og tidsfrister for saksfremlegg. 

Mal for saksfremlegg:

Overskrift. 
Overskriften skal være kort og presis. Overskriften skal være lett søkbar for gjenfinning i sakssystemet.

Vedlegg. 
Vær svært kritisk til hva som er nødvendig av vedlegg.
For mye info kan virke mot sin hensikt.
Hvis det ikke er noen vedlegg skrives :”Ingen”. 
Vedlegg med lite tekst kan heller tas inn i saksopplysningene.
Vedlegg som skal unntas offentlighet skal merkes i oversikten med rød tekst og hjemmel for unndragelsen.
Alle vedlegg må registreres elektronisk i saken i Ephorte.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt).

Med unntak av dokumenter som vedlegges, nevnes alle dokumenter som angår den politiske saken som er til behandling.

Sammendrag. 
Mest aktuelt i større og komplekse saker.

Saksopplysninger. 
Først kommer hva saken gjelder. For eks. kan korte søknader og lignende siteres i sin helhet.

Generelt. 
Framstillingen skal være logisk og planmessig oppbygd.
Framstillingen skal være utførlig, men samtidig konsentrert, kortfattet og presis.
Fakta – hvilke opplysninger er vesentlig eller uvesentlig i saken.
Skriv nøyaktig og upartisk, nøkternt og saklig uten bruk av sjargongpreget språk eller unødvendig bruk av fremmedord.
Ikke lange setninger.
Skill mellom referat, sitat og egne merknader. Ved sitat skal kilden oppgis.
Begrunnelse for forslag til vedtak/innstilling skal inngå i saksframlegget.

Punkter som må sjekkes ( ikke uttømmende) : 
Lovtekst/forskrifter/retningslinjer/rundskriv som gjelder saken og tolking av disse.

Vurdering av saken i forhold til lover, forskrifter, retningslinjer, praksis, etc.
Praksis – tidligere vedtak
Behov for innhenting av uttalelser/interne dokumenter
Uttalelser/opplysninger fra evt. parter , jfr. forvaltningsloven
Alternative løsninger og eventuelle konsekvenser av dette.
Politiske føringer .

Vurdering : 
Sakene utredes på vegne av rådmannen. Bruk derfor ”rådmannen mener” – ”rådmannen konkluderer” –” rådmannen er av den oppfatning” og lignende

Vurdering av alternative løsninger som munner ut i forslag til vedtak/innstilling.

Bak vedtaket ligger en vurdering av sakens faktiske og rettslige sider og om det foreligger tidligere vedtak/føringer i lignende sak/saker.

Tenk : Hvilken avgjørelse ville jeg ha truffet dersom jeg selv har vært rådmann og skulle bære ansvaret for avgjørelsen og i ettertid forsvare dette.

Forslag til vedtak – brukes når saken avgjøres i første instans for eksempel komite/formannskap.
Forslag til innstilling – kun på saker som går til kommunestyret.

Presis formulering.
Ta med vilkår
Begrunnelse må fremgå i saker hvor det kreves.
Ikke ta med opplysninger i vedtaket.
Som hovedregel ikke henvis til vedlegg i vedtaket – noen unntak.
Ikke vis til rådmannens vurdering.
Budsjettdekning i økonomisaker – budsjettbeløp i hele tusen.
Evt. klageadgang tas ikke inn i vedtaket, men kan tas med i saksopplysninger og skal tas med i underretningsbrevet.
I saker med mange punkter i vedtaket der noen punkter får sin avgjørelse i første behandlingsinstans og de gjenstående i kommunestyret skal dette fremgå til slutt i ”Vurderinger” om hvilke organer som har avgjørelsesmyndighet for de enkelte punkter i forslag til vedtak eller innstilling.

”Melding om politisk vedtak” : 
Saksbehandler har ansvar for underretning om vedtaket .

Underretning gis i brev vedlagt ”samlet saksframstilling”. Begrunnelse for vedtaket og eventuell hjemmel skal fremgå av samlet saksframstilling. Vis til denne. Ta med eventuell klageadgang, klageorgan og klagefrist .

Melding internt - hovedregel ”samlet saksframstilling” til etat(er)/org.enhet som har oppgaver i saken, samt revisjonen . Brev hvis det gis instruksjoner i forbindelse iverksettelse av vedtaket.

Oversendelsesforslag oversendt fra kommunestyret uten realitetsvotering. 
Lag sak til formannskapet der bare oversendelsesforslaget refereres. Formannskapet tar deretter standpunkt om hvilken oppfølging forslaget skal få eller om saken ”parkeres”.

Forslag som fremsettes i møte. 
Husk at forslagene skal begrunnes og evt. hjemmel skal fremgå.

Delegert sak. 
Delegert sak gjelder saker som rådmannen er delegert avgjørelsesmyndighet på ifølge delegeringsreglementet. Delegert sak skal benyttes i alle saker hvor det fattes administrative avgjørelser i enkeltsak.

Mye av rådmannens fullmakt er videredelegert.

Kravet til saksbehandling er den samme i delegert sak som i saker til politisk behandling. Referering/rapportering i henhold til delegasjonsreglement.

 Rev. 10.10.2017 - Nina