I saksbehandling er det viktig at dokumenter registreres med riktig dokumenttype ut i fra dokumentets art og videre oppfølging i systemet. 
Ved hjelp av statuskoder styres behandlingsprosessen for dokumentene og de viser hvor langt i prosessen journalposten/dokumentet har kommet.

• For inngående dokumenter dannes det en restanse som må avskrives. da vil vi til enhver tid ha oversikt over de dokumentene som ikke er besvart.
• Utgående dokumenter kan avskrive et inngående dokument og må ferdigstilles og ekspederes.
• Notat N benyttes som "utgående brev" til interne mottakere i organisasjonen også her dannes det en restanse som må avskrives og dokumentet håndteres av 2 interne parter i Elements.

Slik skal dokumenttypene benyttes i Stjørdal kommune:

• Inngående Brev er alle dokumenter som kommer inn til oss uavhengig av hvilken måte. Papir- eller digital post, epost, SMS osv…​
• Utgående brev er alle dokumenter som sendes ut eller leveres ut fra oss uavhengig av hvilken måte. Papir- eller digital post, epost, SMS osv…​
• Internt notat Med oppfølging er N-notat og brukes ved intern kommunikasjon mellom enheter. ​
• Intern notat Uten Oppfølging er X-notat og brukes ved intern kommunikajson mellom enheter ELLER for å registrere dokumenter i sak som verken er kommet inn til oss eller er sendt eller levert ut fra oss.
• Saksframlegg benyttes når journalposten skal behandles politisk i et utvalg.

Inngående, utgående og notat N publiseres på vår postliste, notat X publiseres ikke.

Feil bruk av dokumenttyper skal meldes som avvik og rettes opp.

Rev. 10.11.2022 - Nina