I henhold til arkivforskriften § 9 har kommunen journalføringsplikt for saksdokumenter som er kommet inn til eller blitt sendt ut fra virksomheten, som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Hvorfor er dette viktig?
Journalføring gir oversikt over saksbehandlingen og dokumentene som skapes i kommunen. Korrekt og løpende journalføring sikrer kvaliteten til arkivet, og er nødvendig for at journalpostene skal bli tilgjengelige for offentligheten på offentlig journal. Arkivet er kommunens hukommelse!

Ved kvalitetskontroll og journalføring oppdager Dokumentasjonssenteret ofte at rutiner ikke blir fulgt. Noen eksempler:

• Registreringer er mangelfulle -  Gjenfinning blir vanskelig om ikke umulig og dokumentasjonen blir utilgjengelig.
• Unntatt offentlighet og skjerming mangler - Personopplysninger blir tilgjengelig for uvedkommende.
• Feil bruk av dokumenttype - Utstrakt feilbruk av X-notat som forringer kvaliteten i arkivet.
• M.fl.

Om avvik avdekkes ved kvalitetskontroll av Dokumentasjonssenteret skal følgende rutine følges:

1. Småfeil rettes av ansatt ved Dokumentasjonssenteret
2. Ved gjentagende feil fra samme saksbehandler ta kontakt med saksbehandler og informer om rutinene.
3. Ser vi ingen endring skal leder og saksbehandler informeres.
4. Fortsatt ingen endring, avvik meldes i avvikssystemet Compilo.

Stjørdal 22.3.2023